20 oktober 2020
Als een organisatie langer bestaat, ontstaat het risico dat veel kennis in hoofden van mensen zit opgeslagen. Met die mensen verdwijnt mogelijk ook de kennis. Een goede reden om die kennis vast te leggen en te automatiseren.
Zo wordt kennis een knelpunt
In wat oudere organisaties zien we vaak dat een dataverwerkingsketen uit allerlei mensen bestaat. Maar mensen kunnen je organisatie verlaten, al was het maar omdat ze ouder worden en met pensioen gaan. Zo wordt die kennis in hoofden van mensen op een gegeven moment een knelpunt. Bijvoorbeeld bij technisch personeel, maar ook bij die IT-medewerker die de ondoorgrondelijke datahuishouding van alle systemen begrijpt en altijd voor jou oplost.
Cruciale detailkennis
‘In Amsterdam moet je altijd twee meter diep graven, ook al staat op de kaart dat één meter genoeg is, maar dat klopt niet.’ Of: ‘Ik moet, als ik de data van twee systemen wil combineren, altijd via deze extra tabellen de link maken.’ Dat soort cruciale kennis wil je als organisatie digitaal hebben. Want daarmee wordt de kennis van die steeds schaarser wordende groep ‘oude rotten’ vastgelegd en overdraagbaar gemaakt. Zo worden mensen minder een bottleneck.
Overbelast en kwetsbaar
Natuurlijk stuit die digitalisering soms op weerstand. Immers: kennis is macht en door die kennis vast te leggen, kunnen mensen weleens bang worden die macht kwijt te raken. Maar anderzijds ervaren deze mensen ook heel veel druk. Voor je het weet bouwt een organisatie z’n projecten om dit soort mensen heen. Daarmee raken die mensen overbelast en word je als organisatie heel kwetsbaar. Reden temeer om die zeldzame kennis vast te leggen.
Heilige huisjes
Zo moet de CEO of COO vaak heel wat heilige huisjes omverwerpen om weer grip te krijgen op de data binnen de organisatie. Moeten sinds jaar en dag aanvragen eerst langs Piet, dan naar Jan en vervolgens naar Kees voor ze goedgekeurd kunnen worden? Door te besluiten die kennis uit de mensen te halen, volgens een goed doordacht datamodel op te slaan en te automatiseren, breng je daar verandering in aan. Daarna is het zaak te zorgen dat Piet, Jan en Kees de data actueel houden, maar in ieder geval is hun kennis dan vele malen makkelijker deelbaar en toegankelijk. Ook als Piet, Jan of Kees – om welke reden dan ook – de organisatie verlaat.
Heb jij al grip?
Worstel jij met grip op je data? Daag ons gerust uit, wij houden ervan. Drop je vraag via contact@i-refact.com en onze experts gaan ermee aan de slag.